Современный бизнес. Отель. Май 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ ГОСТИНИЦ
Автоматизация в режиме нон-стоп

Автоматизация в режиме нон-стоп

В гостиницах начинается высокий сезон. С наступлением тепла поток клиентов возрастает, в определенные периоды создавая дефицит гостиничных мест. Для петербургских отельеров сезон белых ночей - самое горячее время. И здесь без помощи системы автоматизации не обойтись, даже если в отеле всего 20 номеров...

...Или 28, как в отеле «Братья Карамазовы». Музей-квартира Ф. М. Достоевского, расположенный по соседству, навел владельцев отеля на мысль воссоздать в нем эпоху великого писателя, дух Петербурга второй половины XIX века. Однако выбранная концепция гостиницы не означает, что здесь нет места для современого подхода к управлению.


- Мы автоматизировались сразу, - рассказывает Вероника Шарова, директор гостиницы «Братья Карамазовы», - хотя тогда, 4 года назад, считалось, что отель на несколько номеров вполне может без этого обойтись.

- У нас есть опыт автоматизации отеля и на 6 номеров, - отмечает Сергей Гордиенко, руководитель отдела продаж департамента гостиничных систем компании «Рексофт», - но гостиницам от 20 номеров это уже необходимо. Сегодня специализированными гостиничными АСУ автоматизированы около 20 процентов существующих мини-отелей, но новые малые гостиницы автоматизируются фактически все.

Зачем это надо

- Это удобно! - говорит Вероника Шарова. - Мне, как директору, нравится, что здесь все очень наглядно: я вижу, какие номера свободны, какие заняты, какие забронированы, когда бронирование аннулировано и прочее. Я могу получить информацию о загрузке отеля или общем доходе за любой период времени, мне просто контролировать работу службы приема и размещения.

Удобно и персоналу гостиницы. Автоматизация предполагает цивилизованный вариант работы: сотрудник на ресепшн ничего не пишет на бумаге, процедуры бронирования, поселения и выписки сокращаются до минимума, упрощается процесс передачи смены.

И, конечно, удобно гостю. Оформление группы даже в 30 человек занимает всего несколько минут: каждый заполняет анкету, получает электронный ключ и заселяется в номер. Если же гость приезжает в гостиницу повторно, процедура поселения и вовсе упрощается, ведь все данные, необходимые для оформления заезда, сохраняются в архиве и могут быть приведены в рабочее состояние буквально одним нажатием кнопки.

Отличие автоматизации мини-отелей от больших гостиниц

- Обычно спектр дополнительных услуг в мини-отелях ограничен, по сравнению с большими гостиницами, - говорит Глеб Возьмилов, консультант компании «Hoist Hospitality Group». - Поэтому для мини-отеля достаточно одного центрального модуля АСУ, который осуществит автоматизацию следующих задач: бронирование номеров, поселение и выписка гостя, ведение счетов, хранение истории гостя, контроль уборки номеров и составление отчетов. Как максимум можно установить интернет-модуль, который осуществит интеграцию с сайтом, и у гостей появится возможность бронировать номера через Интернет в режиме реального времени. В гостиницах большего размера появляется потребность интеграции АСУ с другими системами, например с ресторанной системой или интерактивным телевидением, а также установки дополнительных модулей, которые будут осуществлять управление конференц-центром.

Мини-отели действительно не всегда сразу планируют конференц-зал или ресторан, но часто потом открывают их. Поэтому, выбирая АСУ, отельеру нужно учитывать возможность ее стыковки с другими программами.

- Стыковка с ресторанной системой управления позволяет гостю отеля закрывать счет на номер, - объясняет Сергей Гордиенко. - Эта не популярная ранее схема расчетов сейчас, в условиях возросшей конкурентной борьбы, становится все более востребованной. Если же стыковки нет, то нужно или сразу оплачивать ресторанный счет, или официанту идти с чеком на ресепшн, чтобы уже там оформить счет на номер.

Владельцы «Братьев Карамазовых» решили все сразу сделать грамотно: автоматизировали и гостиницу, и одноименный ресторан.

- Мы можем провести полный финансовый анализ и понять, как обстоят дела на текущий момент, - говорит директор гостиницы. - Пока нам этого достаточно. Когда мы покупали программу автоматизации, еще не было отдельного пакета стыковки бухгалтерии и гостиничной программы (сейчас он предлагается), и мы решили его приобрести: объемы растут, нужно исключать двойную работу набора каких-то повторяющихся данных.

- Автоматизировать малый и крупный отель можно одной и той же АСУ, главное, чтобы была возможность гибко настраивать функциональность системы управления, - говорит Сергей Гордиенко. - В малом, к примеру, можно не использовать специализированный модуль автоматизации работы службы горничных или инженерной службы.

- Когда наши горничные выполняют задание, они просто отзваниваются, что убрали номер и могут делать другую работу, - поясняет Вероника Шарова. - Их не так много, как в крупной гостинице, и автоматизировать эту работу у нас нет необходимости. Так же, как, к примеру, нам не нужна автоматическая побудка: если нужно, гостя разбудят и без этого.

Предложения на рынке

Владельцы отеля «Братья Карамазовы» выбрали специализированную гостиничную программу «Эдельвейс/Medallion». Как считает Вероника Шарова, именно она подходит для гостиницы. Это российская разработка, однако максимально приближенная к западным аналогам. Программа удобна в использовании, соответствует всем требуемым нормам и является относительно недорогой.

АСУ «Эдельвейс/Medallion» состыкована в отеле с ресторанной программой TillyPad, с системой тарификации телефонных переговоров «Барсум Про», а также с системами видеонаблюдения и контроля доступа в гостиничный номер.

- Но, по большому счету, в мини-гостинице может быть установлена фактически любая система, - считает Глеб Возьмилов. - Здесь уже главным становится вопрос цены. Некоторые АСУ будут просто неоправданно дорогими для мини-отеля. Мы предлагаем мини-отелям установить основной модуль программы HotSoft Front Office. Этот модуль выполнит все необходимые гостинице функции без дополнительного усложнения процессов. Система HotSoft имеет модульную структуру, что делает ее универсальной: эта программа может быть установлена как в мини-отеле на 10 номеров, так и гостиницах с номерным фондом более 100 комнат.

Вопрос цены

- Автоматизация мини-отеля системой «Эдельвейс/Medallion» «под ключ» (вместе с оборудованием и программой) обойдется примерно в 6-7 тыс. евро, - рассказывает Сергей Гордиенко. - Автоматизация небольшого ресторана при мини-отеле будет тоже стоить порядка 6-7 тыс. евро. Телефонная станция Panasonic, оптимизированная гостиничными функциями, - 4-5 тыс. долларов.

В систему автоматизации отеля может входить также система тарификации телефонных переговоров (она стоит около 1000 долларов), система тарификации интернет-трафика (порядка 3 тыс. долларов). Последняя нужна, если планируется делать бизнес-отель.

Еще несколько лет назад автоматизация малой гостиницы считалась лишней тратой денег. Однако теперь все больше отельеров убеждаются в необходимости ее установки: она помогает не только быстро и качественно обслуживать гостей, но и эффективно управлять всей работой отеля.

Светлана Куликова
kulikova@torg.spb.ru
Фото Константина Владимирова


Содержание номера журнала (май 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100

Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Отель" разрешена только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.