Современный бизнес. Отель. Сентябрь 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ ГОСТИНИЦ

Автоматизация не управляет бизнесом, но помогает им управлять

Сегодня многие отели, и даже не самые крупные, имеют собственную прачечную. Как можно решить вопрос ее автоматизации?

Для примера возьмем корпоративную информационную систему (КИС) «Intellect Style» компании «Ист Консепт».

- Независимой автоматизированной системы управления прачечной в нашем программном комплексе не существует, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор компании «Ист Консепт».

- Тем не менее этот вопрос решается в рамках автоматизации управления подготовкой номерного фонда. Данный комплекс задач ориентирован на оптимизацию процесса уборки номеров и обеспечение номерного фонда бельем, регулирует движение белья между прачечной и жилыми этажами, а также определяет потребность в количестве комплектов белья для каждой горничной, для каждого вида уборки. Задача весьма эффективна, особенно для крупных гостиничных комплексов.

Однако на российском рынке существуют и самостоятельные программы автоматизации прачечных (обычно включающие и автоматизацию химчисток). Одна из таких программ, созданных специально для химчисток и прачечных, - система «Агбис».

- В целом это высокотехнологичный комплекс, позволяющий не только автоматизировать процессы и документооборот (заказы, накладные и проч.), но и с помощью модуля гибких отчетов легко и удобно анализировать бизнес, - рассказывает Петр Базанов, директор ООО «Компания Агбис». - Одна из особо интересных, уникальных возможностей системы - автоматическое sms-уведомление клиента о готовности его заказа. Чтобы получить сообщение, клиент при оформлении заказа (сдачи вещей в прачечную или химчистку) может оставить номер своего сотового телефона.

Автоматизация в цехе позволяет отслеживать процесс выполнения работ с вещью, и, как только заказ будет готов, на указанный номер телефона клиенту автоматически отправится текстовое сообщение.

В результате он может получить свои вещи сразу по готовности и раньше, чем ему было объявлено.

На российском рынке существуют и самостоятельные программы автоматизации прачечных (обычно включающие и автоматизацию химчисток).
Как выбирают систему

Каждый отельер решает сам, нужно ли ему автоматизировать все процессы в своей гостинице или ограничиться только определенным набором. Но в любом случае он столкнется с проблемой выбора системы.

- Если владелец нацелен на эффективную работу и получение результатов от внедрения автоматизации, то он, конечно же, будет сознательно, целенаправленно подходить к выбору системы, - считает Петр Базанов. - В наше время все меньше и меньше проектов проходят под лозунгом «автоматизация ради самой автоматизации». Во многих сферах бизнеса она является уже необходимым минимумом.

Можно сказать, что рынок диктует условия. Во всяком случае, когда известны цели, для достижения которых планируется внедрять систему автоматизации, то, во-первых, тяжелее ошибиться с выбором системы, а во-вторых, существенно возрастает эффективность от внедрения. Если нет желания впустую потратить лишнюю сумму денег, то этот выбор становится серьезной задачей. Стоит постараться максимально изучить не только имеющиеся возможности системы, надежность ее работы, безопасность, но и потенциал и качество ее развития.

Многие считают, что если программа до сих пор развивается, то, значит, это не очень хорошая программа, в ней что-то плохо работает. Нет! Развивается рынок, появляются новые требования к работе и, значит, к системе автоматизации. Хорошо, когда эти требования (а также требования и пожелания клиента) оперативно учитываются. Если программа перестает развиваться, то она обязательно устареет в течение нескольких лет, и тот, кто ею пользуется, будет вынужден искать новую систему. Согласитесь, не очень приятная перспектива...

Но чтобы потом не разочароваться в программе, владельцу заведения или управляющему лучше всего самому вникнуть в суть программы, самому выбрать систему, не перекладывая эту задачу на подчиненных. Потому что тогда именно они будут ставить перед компаниями-автоматизаторами задачи, создавая критерии выбора. И эти критерии далеко не всегда могут совпадать с тем, что действительно необходимо.

- Программы, предлагающие автоматизацию в одной сфере бизнеса, на первый взгляд, очень похожи: суть одна, документы и справочники фактически одинаковые, похожие отчеты, - объясняет Петр Базанов. - Так же похожи друг на друга автомобили: двигатель, руль, фары, колеса... По наличию этих составляющих можно сделать вывод, что «Запорожец» ничем не отличается от «Мерседеса». Вроде бы и вывод правильный, но разница между этими автомобилями есть, и она огромна! Это удобство, информативность, надежность, безопасность и, наконец, качество сервиса. Примерно так же отличаются друг от друга и похожие, на первый взгляд, программы.

Систему автоматизации прачечных выбирают так же, как и любую другую систему. Главное, что нужно помнить, - она дает информацию. В результате можно получить различные выгоды: рост прибыли, снижение издержек, увеличение лояльности клиентов, минимизацию ошибок и, наконец, удовлетворение от управления бизнесом.

Ожидания оправданы?

Конечно же, отельер ожидает от приобретаемой программы выполнения поставленных целей, которые в каждом конкретном случае могут быть различными: оперативное получение всесторонних отчетов, организация эффективного обмена информацией, контроль бизнеса и повышение его надежности, минимизация ошибок и человеческого фактора, накопление статистики и возможность быстрого анализа данных, снижение затрат, связанных с неэффективной обработкой информации и т. д. Если выполнены цели, которые ставились перед проектом автоматизации, то внедрение можно считать успешным.

- Что касается неоправданных ожиданий, то если выбор системы был обоснованный, функционал программы изучен, план внедрения и статьи расходов известны, то сюрпризов не возникнет, - считает Петр Базанов. - В противном случае можно, конечно, долго удивляться новому приобретению.

Ни в коем случае не следует забывать решить вопрос с дальнейшим сопровождением системы. Понятие «сопровождение» в разных компаниях может содержать различный смысл и включать в себя разные наборы услуг. Ясность помогут внести следующие вопросы: обязательно ли заключать договор сопровождения, что входит в пакет сопровождения, кто и как сопровождает и на каких условиях, какие явные плюсы влечет договор сопровождения, насколько предлагаемые услуги важны и сколько будет стоить пакет сопровождения? Чтобы принять взвешенное решение по необходимости заключения договора сопровождения, нужно получить ответы на эти вопросы и оценить соотношение цена/качество, а точнее - цена/выгодность.

- Одним из наиболее привлекательных пунктов договора сопровождения для клиентов программного комплекса «Агбис» является возможность получения новых версий системы, которые выходят примерно один раз в месяц, - рассказывает Петр Базанов. - Новые версии обычно включают новые возможности или расширение уже имеющегося в системе функционала. А это, в свою очередь, дает возможность получить дополнительные выгоды от применения автоматизации.

Так что, по сути, систему автоматизации прачечных выбирают так же, как и любую другую систему. Главное, что нужно помнить, - она дает информацию. И задача того, кто применяет эту систему, - правильно распорядиться информацией. В результате можно получить различные выгоды: рост прибыли, снижение издержек, увеличение лояльности клиентов, минимизацию ошибок и, наконец, удовлетворение от управления бизнесом. Важно помнить, что автоматизация не управляет бизнесом, но помогает им управлять.

Подготовила Светлана Куликова
kulikova@torg.spb.ru


Содержание номера журнала (сентябрь 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100

Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Отель" разрешены только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.