Современный бизнес. Отель. Октябрь 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ ГОСТИНИЦ
Система автоматизации для номерного фонда
Без систем автоматизации обойтись трудно
Чем больше гостиница и поток проходящих через нее гостей, тем сложнее управлять процессом содержания номеров в должном состоянии. Без систем автоматизации здесь обойтись трудно
Поломоечные машины легки в управлении, маневренны и эффективны в уборке
Поломоечные машины легки в управлении, маневренны и эффективны в уборке
Чтобы почистить или постирать вещи, гость должен просто положить их в пакет 
с надписью «Прачечная» или «Химчистка», заполнив квитанцию
Чтобы почистить или постирать вещи, гость должен просто положить их в пакет с надписью «Прачечная» или «Химчистка», заполнив квитанцию

Система автоматизации для номерного фонда

Подготовка номерного фонда и содержание его в надлежащем состоянии является настолько сложным делом, что без подключения специализированной системы автоматизации в современном отеле фактически невозможно обойтись.

В крупных гостиницах обычно используется весь комплекс задач, связанных с данной тематикой. Это ведение табеля работы горничных, оптимизация графика уборок, формирование наряд-заданий на уборку, управление движением белья между этажами, складами, прачечными, формирование пакетов белья для перестилов в номерах. И как результат - расчет заработной платы горничных на основе фактической трудоемкости уборки номеров.

- Действительно, вопрос качественной и своевременной подготовки номерного фонда является одним из ключевых для гостиницы, - говорит Владимир Двухименный, генеральный директор компании «Ист Консепт». - И чем больше гостиница, чем больше поток проходящих через нее гостей, тем сложнее управлять процессом содержания номеров в должном состоянии. Когда говорят о подготовке номерного фонда, чаще всего имеют в виду только уборку. Но сюда можно отнести и текущий ремонт. Информационная система «Intellect Style» предлагает ряд функций в помощь службам, занимающимся вопросом подготовки номерного фонда. Это прежде всего задача по оптимизации распределения работ между горничными, автоматизация учета белья на этажах, складах, в прачечных, а также работы диспетчерской службы, принимающей заявки на ремонт.

- Предлагаемая нашей компанией для автоматизации гостиниц система «Эдельвейс/Medallion» построена по модульному принципу, и каждый модуль отвечает за определенные бизнес-процессы, происходящие в отеле, - объясняет Игорь Пигин, технический директор департамента гостиничных систем компании «Рексофт». - Основная идея, заложенная в программу, - сделать работу пользователя максимально простой и комфортной. Для этого мы не просто предусмотрели в системе функции, позволяющие легко контролировать состояние номеров (цветные индикаторы состояния комнат, простые выпадающие меню), но и предлагаем более широкие возможности для отслеживания уборки, например, используя интерфейс с гостиничной телефонной станцией.

Крупный отель: многообразие задач

Формирование заданий на уборку для горничных является одной из наиболее востребованных задач, связанных с подготовкой номерного фонда. Наиболее актуальна автоматизация этих процессов для крупных отелей.

- Помимо несложных индикаторов и меню, позволяющих отслеживать состояние номеров в модулях службы приема и размещения, в нашей программе существует отдельный модуль «Горничные», - рассказывает Игорь Пигин. - Этот модуль востребован в отелях с большим номерным фондом. Часто в таких отелях существует позиция «Старшая горничная». Со своего рабочего места этот сотрудник может контролировать и менять статусы номеров с точки зрения уборки и дополнительных инспекций, видеть базовую информацию о проживающих гостях, планируемых заездах и выездах, может распечатать необходимые отчеты для своих подчиненных. Также здесь предоставляется возможность создавать временную «блокировку» номеров - выводить их из эксплуатации, например, на время ремонта. Для передачи информации работниками других служб отеля используется раздел «Сообщения». Уведомления о произведенных уборках могут передаваться в систему автоматически сразу после того, как горничная уберет номер и наберет на телефонном аппарате специальный код. Такая функциональность возможна, если в гостинице в составе автоматизированной системы установлен программный интерфейс управления телефонной станцией. Для успешной реализации данной функции на АТС должны быть запрограммированы специальные префиксы и согласованы номера статусов, которые будут набираться горничными на телефонных аппаратах. Учет расходов и затрат на подготовку номерного фонда (белье, моющие средства и т. д.), как правило, целесообразно вести в системе «1С» в разделе «Складской учет».

Владимир Двухименный приводит в пример московские гостиницы «Альфа» и «Бета» (комплекс «Измайлово»), использующие комплекс задач «Русский Отель» в составе комплексной информационной системы (КИС) «Intellect Style». Обе гостиницы могут принять до двух тысяч гостей при средней продолжительности проживания каждого три дня. Конечно, автоматизация управления подготовкой номерного фонда является здесь насущной необходимостью.

- Разумеется, представленные гостиницы являются не единственным примером автоматизации управления подготовкой номерного фонда, но в этих комплексах используется весь набор задач, связанных с данной тематикой, - добавляет Владимир Двухименный. - Это ведение табеля работы горничных, оптимизация графика уборок, формирование наряд-заданий на уборку, управление движением белья между этажами, складами, прачечными, формирование пакетов белья для перестилов в номерах. И как результат - расчет заработной платы горничных на основе фактической трудоемкости уборки номеров.

Как обстоит дело в небольшом отеле

Для таких гостиниц ведение всего комплекса задач, связанных с подготовкой номерного фонда, как правило, является не столь актуальным. Например, нет необходимости считать заработную плату горничных исходя из трудоемкости уборок, если их производят всего два человека поочередно. Нет необходимости формировать наряд-задания, если за горничной закреплено пять-десять номеров: можно обойтись листом заезда-выезда. С заявками на ремонт справятся портье без организации диспетчерской службы. Прачечных в небольших гостиницах, как правило, не бывает.

- Тем не менее даже небольшие отели, эксплуатирующие комплекс задач «Русский Отель» в составе КИС «Intellect Style», пользуются задачами, связанными с подготовкой номерного фонда, хоть и не в полном объеме, - уточняет Владимир Двухименный.

Именно такую систему поставили в петербургском «Ладога-отеле» на 111 номеров. Это один из первых гостиничных объектов Петербурга, где применили систему автоматизации: первые компьютеры были поставлены сюда еще в 1986-м году. Сейчас в отеле современная комплексная информационная система, которая учитывает все стороны гостиничной жизни.

- Отдел приема принимает заявки, заводит их по категориям номеров в компьютер, где хранится вся информация о гостях: когда въехали, на какой срок и т. д., - рассказывает Ольга Козлова, начальник отдела размещения и бронирования «Ладога-отеля». - Единой системой автоматизированы и гостиничные службы и ресторан, поэтому гость может не расплачиваться наличными. Из программы видно, какими услугами воспользовался человек: пообедал в ресторане, позвонил по телефону, сдал вещи в прачечную или химчистку.

Чтобы почистить или постирать вещи, гость не должен искать самостоятельно соответствующие службы. В номере есть пакеты, на которых написано: «Прачечная», «Химчистка». Он должен просто положить вещь в определенный пакет и заполнить квитанцию, обозначив, какие именно вещи (носки, рубашки, костюм) и в каком количестве хочет постирать или почистить. Горничная заберет этот пакет и вернет вещи уже чистыми, а данные квитанции будут заложены в программу.

- Автоматизация бельевого склада в рамках КИС «Intellect Style» осуществляется на уровне контроля за движением грязного, чистого белья: его внешний приход, списание, перемещение между складами и этажами и остальное, - объясняет Владимир Двухименный. - Если в зависимости от типа уборок и класса убираемых номеров в гостинице определены нормы расхода моющих средств, то путем умножения нормы расхода на количество уборок можно получить общий расход моющих средств. Однако если подготовку номерного фонда рассматривать более широко, чем только уборка и ремонт номеров, то к этому вопросу можно отнести, например, и наполнение мини-баров. Эта задача также успешно решается в программном комплексе «Intellect Style».

Формирование заданий на уборку для горничных является одной из наиболее востребованных задач, связанных с подготовкой номерного фонда. Наиболее актуальна автоматизация этих процессов для крупных отелей.


Подготовила Светлана Куликова
kulikova@torg.spb.ru
Фото Яны Романовой


Содержание номера журнала (октябрь 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100

Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Отель" разрешены только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.