Современный бизнес. Ресторан. Июль 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ
С системой автоматизации выгодно работать честно
Система автоматизации является мощным инструментом контроля сотрудников
Система автоматизации является мощным инструментом контроля сотрудников

С системой автоматизации выгодно работать честно

По подсчетам специалистов, объем потерь за счет махинаций персонала в кафе и ресторанах варьируется от 30 до 60 процентов выручки. И только теперь, благодаря внедрению системы автоматизации, у ресторатора появилась возможность эффективно с этим бороться.

Сложности ручного счета

- Касса, чеки, ручные счета - я работал так очень долго, - рассказывает Алексей Сырбу, директор петербургского ресторана «КЭТ у Мимино». - Во-первых, это занимает очень много времени - вручную выписать счет, а во-вторых - у каждого свой почерк, официанты торопятся, и часто бывает трудно понять, что же там написано. Возникает соблазн: написать вместо одной порции - 2, вместо двух - 3 и т. д. Сейчас рестораны, во всяком случае, частные, стараются внедрять систему автоматизации. Это удобно: сидя у себя в кабинете, руководитель может просматривать счета и проверять, соответствуют ли они тому, что стоит у гостя на столе. Все столы и счета у нас под номерами, и я могу их проверить: заказали, допустим, еду и безалкогольные напитки.

А на столе стоит бутылка водки, которой в счете нет. И я понимаю, что официант поставил свою. Потом он будет извиняться перед гостями: «Прошу прощения, забыл внести в счет бутылку водки». Естественно, ему ее оплатят наличными, не требуя подтверждения по счету.

Ресторан «КЭТ у Мимино» Алексей взял в аренду на три года несколько месяцев назад, и первое, что сделал, - поставил систему автоматизации TillyPad и поменял персонал.

- Если человек привык воровать, он честно уже работать не будет, - считает директор. - Начнет искать причину для выражения недовольства, возможности обойти систему. Но тех, кто работает честно, необходимо поощрять. Бывает, что официант к счету карандашом приписывает: «10% - сервис», требуя таким образом чаевые. Чтобы этого не происходило, у каждого нашего сотрудника есть личная карточка (это предусмотрено системой автоматизации), из которой понятно, на какую сумму он наторговал за смену. Процент с этой суммы добавляется к его зарплате. Человек заинтересован в качественном обслуживании гостя, он знает: даже если ему не оставили чаевых, он все равно свой процент с суммы заказа получит. Ему не нужно думать о том, как бы что-то украсть, ведь у него есть стимул работать честно.

- В комплексе TillyPad изначально заложены максимально жесткие технологии контроля, и при эффективном использовании системы любые махинации персонала становятся явными для руководства заведения, - подтверждает Людмила Алямовская, директор по продажам компании «TillyPad». - В результате ресторатор получает возможность выявлять ненадежных работников и вести грамотную кадровую политику.

- Система автоматизации действительно снижает процент хищений персоналом, но надо понимать, что сама по себе она отнюдь не панацея, - подчеркивает Алексей Филатов, руководитель отдела разработки отраслевых решений компании «ШТРИХ-М». - Для того, чтобы полностью исключить возможность кражи, требуется комплекс мер. Если подойти к внедрению безответственно, ситуация с воровством может усугубиться. Нередко директор предприятия, не задумываясь о последствиях, предоставляет полный доступ к возможностям системы широкому кругу лиц. В результате у пользователей появляются фактически неограниченные возможности для воровства.

Система автоматизации действительно снижает процент хищений персоналом, но надо понимать, что сама по себе она отнюдь не панацея. Для того, чтобы полностью исключить возможность кражи, требуется комплекс мер. Если подойти к внедрению безответственно, ситуация с воровством может усугубиться. Нередко директор предприятия, не задумываясь о последствиях, предоставляет полный доступ к возможностям системы широкому кругу лиц. В результате у пользователей появляются фактически неограниченные возможности для воровства.
Мимо кассы?

- Продажа блюд мимо кассы - одно из самых распространенных злоупотреблений, - говорит Вадим Галимов, коммерческий директор «Сервис Плюс АРТ». - Делается все очень просто: чек полностью или частично не регистрируется, а деньги, полученные от посетителя, официант кладет себе в карман. При наличии автоматизированной системы учета провести такую махинацию фактически невозможно по нескольким причинам.

Для того чтобы распечатать счет посетителя, все заказы необходимо вносить в систему. Заказ после ввода автоматически регистрируется в базе данных, и отменить его может только менеджер при наличии специальных прав доступа к системе. К тому же и сама отмена заказа фиксируется в специальном журнале.

Если заказ посетителя не будет внесен в систему, то кухня, следовательно, не получит специальный чек, который является основанием для приготовления блюд и списания последующих продуктов (ингредиентов).

Система в любой момент времени может предоставить информацию о расчетных (учетных) остатках товаров на складах. Если заказ посетителя не зарегистрирован в системе, то расчетные остатки товаров, естественно, будут отличаться от фактических остатков. А выявить это можно с помощью проведения выборочной инвентаризации.

Все операции с заказами посетителей еще могут фиксироваться дополнительной системой видеонаблюдения.

В базе данных учетной системы хранится информация о ценах реализации каждого блюда. Таким образом, исключается возможность использования «своих» папок меню с завышенными ценами.

- Как мы видим, - продолжает Вадим Галимов, - система связывает между собой все участки производственного процесса и всех его участников, вынуждая персонал строить большие и сложные цепочки для махинаций. В таких обстоятельствах доход участников цепочки невелик, а риски обнаружения достаточно высоки, учитывая тот факт, что система контролирует деятельность каждого звена. Конечно же, сама по себе система автоматизации не может решить проблему пресечения злоупотреблений на все 100%, но она, несомненно, является мощным и, в сущности, незаменимым инструментом контроля сотрудников.

Помимо официантов, система автоматизации позволяет жестко контролировать работу бармена. У Алексея Сырбу был опыт работы в петербургском ресторанном комплексе «Аладдин», где круглосуточно функционировало 4 бара. «Уследить за правильностью работы барменов без автоматизации просто невозможно!» - говорит директор. При наличии системы нельзя продать что-либо мимо кассы: при сдаче смены она покажет недостачу или, напротив, избыток, к примеру, дорогого коньяка (значит, бармен вместо него продавал дешевый). При этом сам работник не будет видеть, какое количество продукта у него проходит по системе (это видит только руководитель), и не сможет подогнать фактические остатки к тем, что указаны в системе.

Поэтому «опытные» бармены при устройстве на работу всегда спрашивают, установлена ли в баре система автоматизации и какая именно, после чего сразу уходят.

- Не хотят работать с системой, потому что им это неинтересно, - говорит Алексей Сырбу. - У меня работали «опытные» бармены, которые после установки системы TillyPad ушли, я поставил молодых ребят, они обучились, и сейчас все в порядке.

Таким же образом удобно контролировать и кухню, учитывать все остатки. В крупных ресторанах часто считают общее содержание продуктов питания общей суммой: допустим, не хватает 20 кг мяса, и недостача может быть покрыта маленькой баночкой черной икры. Руководитель без системы автоматизации никогда не узнает этого. Система же учитывает каждый продукт отдельно, и если возникают излишки, директор принимает меры.

Возможности системы

- Любая система автоматизации предполагает, что вся информация в ней обязательно фиксируется, - объясняет Людмила Алямовская. - Это складские документы, инвентаризация, акты, гостевые счета, заказы и прочее. Одним из главных достоинств и отличительной чертой комплекса TillyPad является то, что система способна обрабатывать эти данные в режиме on-line - ежесекундно. Таким образом, в любой момент времени руководитель заведения может получить достоверную информацию о состоянии дел на предприятии.

- Каждый ресторан имеет свои проблемные места, которые выясняются еще на стадии предпроектного обследования, - рассказывает Вадим Галимов. - Это могут быть и классические методы злоупотребления, и некоторые «ноу-хау», характерные только для конкретного ресторана. Чтобы предотвратить продажи мимо кассы, манипуляции со скидками, воровство продуктов и завышение закупочных цен, в нашей системе автоматизации Lillo существует целый ряд специализированных инструментов: «Анализ продаж», «Управление маркетингом» и др. Пользовательский интерфейс спроектирован таким образом, что уполномоченный менеджер с достаточными правами доступа всегда видит всю картину происходящего. Но иногда возникают ситуации, когда требуется разработать некоторое специальное решение (например, некоторую специализированную подсистему) для удовлетворения нужд ресторана. Поэтому очень важно то, что наша система имеет возможность модернизации и масштабирования. В новых версиях системы непременно учитывается опыт всех наших клиентов и реализуются более совершенные методы контроля и управления.

- Система «ШТРИХ-М: Ресторан» состоит из двух частей: Front Office и Back Office, - говорит Алексей Филатов. - Front Office представляет собой товароучетную программу для автоматизации складского учета. Эта программа контролирует официантов, барменов и кассиров. Back Office предназначен для автоматизации процесса продаж и контролирует товароведов и кладовщиков. Стоит заметить, что все простые способы снижения процента хищений в системе «ШТРИХ-М: Ресторан» уже давно реализованы. В настоящее время нами разрабатываются аналитические отчеты, позволяющие по некоторым косвенным признакам выявлять проблемные участки в работе предприятия. Наша система умеет, например, анализировать списание продуктов.

Главное преимущество автоматизации объясняется очень просто:

- Ухищрений много, - говорит Алексей Сырбу. - Но задача директора и администратора не ловить официанта за руку со счетом, а создать такие условия, при которых человек не будет мошенничать - это ему будет просто невыгодно.

При наличии системы нельзя продать что-либо мимо кассы: при сдаче смены она покажет недостачу или, напротив, избыток, к примеру, дорогого коньяка (значит, бармен вместо него продавал дешевый). При этом сам работник не будет видеть, какое количество продукта у него проходит по системе (это видит только руководитель), и не сможет подогнать фактические остатки к тем, что указаны в системе. Поэтому «опытные» бармены при устройстве на работу всегда спрашивают, установлена ли в баре система автоматизации и какая именно, после чего сразу уходят.

Подготовила Светлана Куликова,
kulikova@torg.spb.ru
Фото Яны Романовой


Содержание номера журнала "Современный бизнес. Ресторан" (июль 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100 Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Ресторан" разрешены только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.