Современный бизнес. Ресторан. Сентябрь 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ

Как контролировать ресторанную сеть

Когда речь идет об одном заведении, владельцы могут расходиться во мнении: стоит его автоматизировать или нет, насколько это выгодно и т. д. И хотя принципиальная выгода автоматизации любого кафе или ресторана уже доказана на практике, неавтоматизированные заведения встречаются до сих пор даже в больших городах. Но вот появились возможности для расширения бизнеса и создания сети ресторанов. Насколько необходима автоматизация в этом случае?

Как контролировать ресторанную сеть
Как контролировать ресторанную сеть
Как контролировать ресторанную сеть
Как контролировать ресторанную сеть
На предприятии «Севуралбокситруда» сохранено единое информационное пространство системы для всех точек питания, расположенных на 8 объектах

- Владельцы предприятий общественного питания давно пришли к выводу об эффективности сетевых проектов, - говорит Игорь Постников, заместитель директора по внедрению и сопровождению компании «TillyPad». - Традиционно под сетью принято понимать несколько предприятий, поддерживающих единый стандарт в оформлении помещений, обслуживании посетителей, в формировании прейскуранта и т. д. Тем не менее на рынке представлены и другие варианты - допустим, когда в сеть объединяются предприятия общепита, принадлежащие одному собственнику и имеющие различный формат. В целом для компании-автоматизатора не бывает одинаковых проектов, и уровень сложности установки и настройки системы в каждом конкретном случае может быть разный. К примеру, наш клиент, крупное горнодобывающее предприятие «Севуралбокситруда» (г. Североуральск), располагает собственным комплексом пунктов питания для своих работников: это восемь объектов, на каждом из которых расположены столовая и буфет, а на некоторых - пункты выдачи сухих пайков. При таких объемах производства и продаж только мощный ресторанный комплекс, поддерживающий сетевые функции, способен решить задачи по автоматизации процессов на предприятии.

Управлять отдельным неавтоматизированным предприятием общественного питания достаточно сложно: учет товаров и финансов, контроль над персоналом, введение системы скидок и т. д. - все это требует больших усилий и временных затрат нескольких менеджеров. Кроме того, такая схема работы не избавляет заведение от ошибок и махинаций персонала на различных уровнях. Сеть предприятий общественного питания является еще более сложной в управлении, чем отдельное заведение. Уровень злоупотреблений персонала в сети может достигать невероятных размеров, поэтому серьезные сетевые игроки не выходят на рынок без установки современного комплекса автоматизации.

- В отличие от одиночных заведений, для работы сети характерны следующие условия: большие объемы как закупаемых продуктов, так и продажи блюд; необходимость контроля территориально удаленных от центра ресторанов; необходимость соблюдения всеми ресторанами единых корпоративных стандартов как производства блюд, так и уровня сервиса, - уточняет Полина Смирнова, менеджер направления «Индустрия питания и развлечений» ООО «АСТОР ВЦ». - Указанные особенности показывают, что система управления, применяемая в одиночном ресторане, не может удовлетворить все потребности сети. На сегодняшний день вряд ли можно встретить сеть ресторанов, в которой не была бы автоматизирована работа персонала в зале и учетные функции в каждом отдельно взятом ресторане.

Но при этом во многих сетях еще отсутствует автоматическая консолидация информации о деятельности ресторанов, а также автоматизация централизованной работы с поставщиками, централизованного ценообразования, управления меню и прочих элементов управления сетью как единым механизмом. При этом для сети с любой структурой и концепцией такие возможности очень важны. Это позволяет управляющему сетью увеличить контроль деятельности всех ресторанов, уменьшить объем ручной работы и сократить за счет этого затраты на персонал, повысить эффективность сети, снизить объем злоупотреблений на производстве, а также уменьшить затраты времени и средств на запуск каждого нового ресторана. При разработке системы «АСТОР: Сеть ресторанов» мы учитывали эти потребности сетевых ресторанных структур и, опираясь на свой опыт работы с ресторанными и торговыми сетями, создали систему, максимально удовлетворяющую требованиям современного управления сетью.

Задачи и сложности автоматизации сетевого проекта

- Часто представители ресторанных сетей считают, что для автоматизации управления сетью необходима обязательная прокладка локальной сети и непременное наличие постоянного канала связи между центральным офисом и ресторанами, - рассказывает Полина Смирнова. - Хотелось бы опровергнуть это мнение. Очевидно, что в работе сети в условиях современного города прокладка сети в каждый ресторан часто просто невозможна. А в случае развития сети в регионы бесперебойный канал связи зачастую становится проблемой. Для организации обмена между центральным и периферийными модулями системы не обязательна постоянная проводная связь. Вполне достаточно электронной почты либо передачи файлов обмена на любых доступных носителях.

- Для создания сети может быть использован любой доступный канал связи, - считает Игорь Постников. - Но от его качества будет зависеть скорость обновления данных, а следовательно, и удобство работы управляющего рестораном. В случае нашего клиента, компании «Севуралбокситруда», между объектами, на которых расположены корпоративные предприятия питания, была создана оптоволоконная сеть, и система TillyPad использует ресурсы этой сети для своей работы.

Что же касается непосредственно задач автоматизации сетевого проекта, то, кроме управления залом и внутренними бизнес-процессами каждого ресторана, система для управления сетью должна решать еще и целый спектр специализированных задач.

- В эти задачи входит разделение полномочий между персоналом центрального офиса и ресторанов в соответствии со структурой управления, - объясняет Полина Смирнова. - В рамках обязанностей каждой должности проводится мониторинг территориально разделенных подразделений. Персонал центрального офиса контролирует деятельность ресторанов на местах. Система «АСТОР: Сеть ресторанов» при этом обеспечивает автоматический обмен информацией между центром и ресторанами: передачу из центра в рестораны утвержденного меню, цен, технологий производства блюд, получение из ресторанов актуальной информации о текущих продажах, выручке, потребности в продуктах и т. д.

Еще одна область работы системы - централизованная работа с поставщиками. Решается задача формирования централизованного заказа поставщику и проведение поставки по заказу как через централизованный склад-распределитель, так и непосредственно в рестораны. Работа с поставщиками ведется в рамках единого договора, что позволяет добиться выгодных цен и избежать воровства на местах. В случае проведения децентрализованных закупок центр берет на себя функции контроля закупочных цен на местах. Таким образом пресекаются злоупотребления в закупочной деятельности удаленных точек, а также осуществляется контроль качества работы персонала в ресторанах.

- Анализ эффективности меню тоже проводится силами системы управления, - продолжает Полина Смирнова. - В разных подразделениях сети может существовать различный спрос на одно и то же блюдо. Удаленные рестораны сети, да еще находящиеся часто в разных регионах, нередко имеют особенно ярко выраженные потребительские отличия по определенным позициям меню. Для того чтобы избежать значительных издержек, очень важно просчитывать эффективность меню и востребованность отдельных позиций в нем.

Работа дисконтных и бонусных схем в сети также находится под контролем системы управления. Грамотное составление и применение дисконтных схем позволяет существенно повысить узнаваемость сети, лояльность к ней посетителей.

Еще один плюс централизованного управления сетью при помощи автоматизированной системы управления - это возможность создания технологии открытия новых точек сети, при которой каждый новый ресторан открывается в кратчайшие сроки с минимальными затратами. Система «Астор: Сеть ресторанов» имеет модульную структуру, которая позволяет подключать новые рестораны без ущерба для работы сети.

Автоматизация повышает качество управления сетью

Если без современной автоматизации небольшой независимый ресторанчик еще может сохранять относительную эффективность работы, то при работе сети ресторанов и отсутствии автоматизации качество управления резко снижается. Как правило, работа под единым брэндом предполагает поддержание единых стандартов: наличие единого прейскуранта, выдаваемого клиенту счета, единой системы дисконта, стандартной рецептуры, определенных правил учета и отчетности.

Как правило, при функционировании сети ресторанов, кафе, баров производство и работа с клиентом осуществляется непосредственно на точке реализации. Вопросы планирования учета и отчетности решаются в центральном офисе, из центрального офиса также может осуществляться оперативный контроль над деятельностью ресторанов, входящих в сеть. Это может осуществляться при наличии соответствующих технических и программных средств. В качестве примера можно привести комплексную автоматизацию фирмы «Пицца Норд», которая включает в себя около четырех десятков ресторанов «Пицца Хат» и KFC в разных городах страны. Все они работают по единым стандартам и управляются из центрального офиса в Петербурге. В единую глобальную сеть объединено около трехсот рабочих мест, включая автоматизированные точки продажи. В качестве автоматизированной системы управления для «Пиццы Норд» используется комплекс задач «Русский ресторан», входящий в корпоративную информационную систему «Intellect Style». Это современная разработка, построенная на последних достижениях в области информационных технологий.


Владимир Двухименный, генеральный директор компании «Ист-Консепт»
Как это происходит на практике

- Предприятию «Севуралбокситруда» мы предложили сохранить единое информационное пространство системы для всех точек питания и при этом отделить складской и управленческий учет от системы реализации, - рассказывает Игорь Постников. - Такая форма работы в нашей практике встречается нечасто, тем не менее в рамках тех задач, которые поставило перед нами руководство компании-заказчика, это решение было оптимальным. Дело в том, что ежедневно комплекс предприятий питания «Севуралбокситруда» принимает у себя более 7,5 тыс. человек, поэтому в часы пиковых нагрузок скорость обслуживания посетителей выходит на первый план. Для того чтобы исключить малейшее замедление в работе системы, мы установили два сервера. Один из них обеспечивает работу кассовых терминалов, другой обслуживает ту часть комплекса автоматизации, которая позволяет производить складские операции, вести финансовый и управленческий учет. В результате обслуживание посетителей в пунктах питания «Севуралбокситруда» осуществляется быстро, и в то же время система позволяет менеджерам работать с большими объемами данных, например, единовременно формировать несколько аналитических отчетов.

Сеть заведений этого предприятия была специально создана для организации питания собственных сотрудников на каждом удаленном объекте. Отсюда появилась необходимость оптимизировать учет товарооборота между складами и производствами сети. На главный склад поступают продукты, которые затем расфасовываются и перемещаются на точки питания. Комплекс TillyPad позволяет проводить по системе данные операции по алгоритму: «Заявка - Отгрузка товаров - Приемка товаров». То есть заведующий производством на каждой точке контролирует остатки продуктов на своих складах и при необходимости формирует заявку на перемещение продуктов с главного склада сети на точку. Товаровед, находящийся на главном складе, получает эту заявку и готовит отправку требуемых продуктов. После совершения отгрузки продуктов он информирует об этом получателя посредством присвоения соответствующего статуса его заявке в системе - (товар) «Отправлен» (см. фото на стр. 24).

Далее, когда товар прибывает на место, заведующий производством сравнивает наименование и количество фактически полученного товара с тем, что отражается в системе, и если не наблюдается расхождений, ставит в системе отметку «Принято». Таким образом, все три действия «Заявка - Отгрузка - Приемка» оформляются при помощи одного документа, что возможно только в условиях единого информационного пространства.

- Среди маркетинговых акций, направленных на повышение лояльности посетителей, особой популярностью пользуются скидочные карты, - продолжает Игорь Постников. - Такая карта, полученная постоянным клиентом в одном заведении сети, должна позволять обслуживать его на тех же или других условиях в любом другом заведении, принадлежащем этой сети.

Очень часто входящие в одну сеть заведения работают под разными юридическими лицами и ведут собственный учет. В таком случае система автоматизации должна ориентироваться на запрос конкретного сотрудника: например, позволять бухгалтеру просматривать данные по каждому юридическому лицу в отдельности, а управляющему сети получать консолидированные отчеты по всем точкам.

- Зачастую сетевые проекты не ограничиваются одним городом, а выходят в новые регионы, - говорит Игорь Постников. - Руководству сети при этом удобно оставаться в ключевом городе и вести управление из центрального офиса. В таком случае находит применение одна из самых значимых особенностей комплекса автоматизации - возможность удаленного доступа ко всем данным системы и к работе с ними с одного рабочего места.

Как контролировать ресторанную сетьУниверсальная МАГИЯ

На рынке сегодня не так много систем, способных полностью удовлетворить ресторатора при автоматизации сети. Основная сложность проекта - это удаленность объектов друг от друга, и при выборе системы автоматизации стоит обратить внимание на реализацию функции централизации в АСУ. Другой сложностью сетевого проекта является реализация накопительной системы скидок - когда на карту клиента начисляется бонус в виде определенной суммы и он может использовать ее в любом ресторане сети.

Наш комплекс АСУ «Магия» был разработан с использованием многолетнего опыта и с учетом потребностей современного ресторанного бизнеса. ППП «Магия» универсальна и может применяться как в фаст-фудах, фри фло, так и в огромных развлекательных комплексах, сетях. Яркий тому пример - масштабные проекты: сеть кофеен «Кофе Хауз», развлекательный комплекс «Самолет-Боулинг». Дружественный интерфейс и высокая скорость обработки данных позволяют сократить время на принятие заказа и избежать возникновения ошибок при его составлении. В системе предусмотрена возможность автоматизации кухни. При поступлении заказа счет печатается на кухню, а при его готовности повар считывает штрих-код на счете, и информация попадает на терминал к официанту, сокращая тем самым значительное время и сводя к минимуму ошибки в заказах. Интересным и показательным проектом стали ресторан «Ностальжи» и летняя веранда «Шатер», которые были автоматизированы совместно с «1С:ВЦ Рарус».

Рестораны «Ностальжи» и «Шатер» хотя и являются независимыми с точки зрения кухни и расположения залов, но работают в едином информационном поле, т. е. обладают единой кассовой системой, единым оперативным и бухгалтерским учетом. Тем не менее они имеют разные меню и карты вин, а также свой собственный персонал. Ввиду физической невозможности соединения двух ресторанов одной локальной сетью, связь между ними была установлена при помощи точек радиодоступа. Для надежности передачи данных была использована система репликации, исключающая потерю информации и гарантирующая стабильность работы всей системы. В автоматизированной системе ресторанного комплекса функционирует более 20 рабочих мест, объединенных в единую локальную сеть, позволяющую полностью контролировать все процессы, начиная от оформления заказа в зале и заканчивая планированием закупок. Благодаря on-line режиму работы системы «МАГИЯ» руководство ресторана имеет возможность в режиме реального времени отслеживать работу залов и получать оперативную отчетность.


Роман Соколов, менеджер по развитию компании ИВС

Подготовила Светлана Куликова,
kulikova@torg.spb.ru
Фото предоставлено компанией «TillyPad»


Содержание номера журнала "Современный бизнес. Ресторан" (сентябрь 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100 Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Ресторан" разрешены только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.