Современный бизнес. Ресторан. Ноябрь 2007
АВТОМАТИЗАЦИЯ
Своевременный анализ определяет движение бизнеса
Рабочее место менеджера ресторана
Рабочее место менеджера ресторана

Своевременный анализ определяет движение бизнеса

Помимо учета прихода/расхода продуктов, система автоматизации ресторана дает возможность анализировать бизнес в целом. Руководителю становится понятно, на что в первую очередь обратить внимание в работе своего заведения, какое блюдо ввести, а от какого - отказаться. Аналитика - это одно из главных достоинств любой системы. Какие отчеты предусматривает программа и какие возможности открывает?

- Автоматизация бизнеса - это требование времени, - считает Елена Кацман, директор по внедрению и сопровождению компании TillyPad. - Компании-разработчики программного обеспечения для автоматизированных систем управления создавали свои продукты, исходя из потребностей ресторанного бизнеса. И одной из важнейших задач, решаемых с помощью системы автоматизации, разработанной нашей компанией, стал сбор различного рода данных. Система автоматически обрабатывает поступающую информацию и по заданию менеджера представляет ее в виде отчетов. Теперь, располагая информацией, менеджер может делать выводы о работе своего предприятия и принимать обоснованные управленческие решения. Таким образом, система автоматизации является инструментом, позволяющим накапливать данные и на их основе формировать удобные для восприятия пользователя отчеты. Программа позволяет анализировать работу персонала, уровень лояльности клиентов, движение товара, эффективность управления финансами и т. д. Множество подробных отчетов дают возможность на рабочем месте управляющего или бухгалтера получить полное представление о том, что происходит в заведении в любой момент времени.

- После внедрения корпоративной информационной системы «Intellect Style» нам всем стало намного легче! - эмоционально говорит Владимир Митюков, заместитель генерального директора по общественному питанию ресторана «Санкт-Петербург», отвечая на вопрос о необходимости внедрения системы автоматизации. И продолжает: - Прежде всего, удобно сотрудникам бухгалтерии и склада: весь приход, расход, списание продуктов у них - как на ладони. И, конечно, мне проще контролировать персонал и видеть проходимость блюд.

- Существует как минимум два уровня аналитики в системе автоматизации, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор компании «Ист Консепт». - Первый - это аналитика для руководителей среднего звена. Весьма детальная, она, как правило, направлена на анализ основной производственной деятельности вплоть до анализа результатов работы конкретного работника - официанта, кассира и т. д. Второй уровень - аналитика для высшего руководства. Это обычно агрегированные отчеты (в первую очередь финансовые), а также отчеты по ключевым показателям, характеризующим деятельность того или иного предприятия в целом: валовой доход предприятия, прибыль, коэффициент использования посадочных мест в ресторане, среднее время на обслуживание одного клиента и тому подобные отчеты.

Что дает анализ

- Если руководитель среднего звена, как правило, получает данные, которые порождаются оперативной деятельностью предприятия, то высшее руководство видит уже некий результат, - продолжает Владимир Двухименный. - Для получения всевозможной отчетности в разных разрезах КИС «Intellect Style» включена система учета и отчетности, разработанная на базе международной системы Uniform, которая предназначена специально для анализа хозяйственной деятельности отелей и ресторанов. Это современный гибкий инструмент, позволяющий строить всевозможные отчеты как в табличной форме, так и в виде всевозможных графиков. Данная система весьма востребована у целого ряда клиентов. Особенно она популярна при наличии в уставном капитале предприятия иностранных инвестиций или иностранного менеджмента.

Именно такая система установлена в ресторане «Санкт-Петербург». И хотя, как говорит Владимир Митюков, «мы и так знаем своего клиента» (это туристы и гости одноименного отеля, при котором и расположен ресторан), аналитика все равно нужна. Здесь, например, уже знают, что если в отель приезжает иностранная делегация, нужно готовить больше кофе, закупать соки, вино и пиво. Русские сок и кофе пьют меньше, налегая на чай. Завтрак для иностранцев также отличается. Они предпочитают здоровое питание - йогурты, мюсли, хлопья. Русские клиенты этим не наедаются: им нужны котлеты, сосиски, картошка, колбаса и... селедка.

Впрочем, аналитические возможности системы автоматизации поистине безграничны.

- Если говорить об истории развития данного направления в нашей разработке, то можно отметить, что первые аналитические отчеты появились фактически одновременно с выходом в свет системы КИС «Intellect Style», - рассказывает Владимир Двухименный. - Наборы отчетов, прилагаемые к системе, постоянно развиваются и расширяются. Учитывая высокую потребность в анализе у наших клиентов, мы умышленно отделили основное «тело» программы от системы формирования отчетности, что позволяет оперативно создавать необходимую аналитику, не затрагивая основные программы. Кроме основного набора отчетов, входящих в КИС «Intellect Style», каждый заказчик может иметь собственный набор - так сказать, индивидуального пользования. Эти индивидуальные отчеты создаются либо нашими специалистами по просьбе заказчика, либо, при определенных навыках, им самим.

Отчетные возможности

- По данным, которые накапливаются в системе TillyPad, управляющий может анализировать работу персонала, - рассказывает Елена Кацман. - При необходимости он может получить информацию о времени прихода каждого сотрудника на работу (при условии, что персонал обязан идентифицироваться в системе сразу при появлении на рабочем месте), о количестве гостевых счетов, оформленных каждым официантом за смену, о количестве и наименовании блюд и напитков в заказах и т. д. В результате мы получаем полную картину активности конкретного сотрудника на рабочем месте. И если какая-то информация вызывает вопросы у руководителя заведения (например, сотрудник регистрируется в системе на два часа позже положенного времени), это станет поводом задуматься о том, что же послужило причиной такого поведения: непунктуальность работника или неспособность администратора доходчиво проинструктировать его о прохождении регистрации каждый раз при выходе на смену. Таким же образом можно анализировать работу персонала по другим параметрам: количеству обслуженных посетителей, времени, затрачиваемом на каждого гостя, активности, с которой официант предлагает нужные товары и услуги (в рамках проводимых акций и т. п.), и принимать соответствующие меры.

При постоянной работе с системой автоматизации у каждого ресторатора нарабатываются собственные решения, на какие детали следует обращать внимание, и варианты реагирования на полученную информацию. К примеру, большинство управляющих предприятий общепита, на которых установлена система TillyPad, смотрят протокол удаленных заказов, время открытия и закрытия гостевого счета, частоту и объем заказов постоянных клиентов, результаты ежедневных инвентаризаций в баре т. д., поскольку именно эти данные помогают выявлять факты ошибок и махинаций персонала.

- Помимо управления работниками предприятия, ресторатора интересует информация по движению товара, - продолжает Елена Кацман. - Благодаря системе он может отслеживать приходы, расходы, перемещения товара со склада на склад, изменения закупочных цен, эффективность работы с поставщиками и т. д. Допустим, когда бухгалтер видит значительное увеличение себестоимости готовых блюд, он может порекомендовать управляющему повысить продажную цену.

Особое внимание большинством рестораторов уделяется результатам инвентаризаций. После обработки сличительной ведомости система позволяет сравнить фактическое количество выбранных продуктов с компьютерными остатками и делать соответствующие выводы. При серьезном расхождении по количеству продуктов можно говорить о пересортице, реализации принесенного товара или продажах «мимо кассы» и т. д. Отличительной особенностью TillyPad является то, что провести инвентаризацию и увидеть ее результаты можно в on-line режиме. Например, произвести внеплановую проверку выборочных позиций алкоголя в баре. Расхождение учетных остатков с фактическими менеджер получит сразу.

При проведении маркетинговых акций в заведении ресторатора интересует прежде всего эффективность данных мероприятий. Система автоматизации поможет владельцу заведения оценить этот показатель, предоставляя необходимые данные по итогам конкретной акции. Соответствующие отчеты позволят оценить количество случайных и постоянных клиентов, принявших участие в акции, число гостей, оплативших счета с помощью банковской карты, объем продаж конкретного блюда и прочее.

- Другими словами, в каждом случае выбор данных для анализа происходит в соответствии с той целью, которую ставит перед собой управляющий, - подводит итог Елена Кацман. - Интересует ли его, какие столы, блюда, напитки являются более привлекательными для посетителей или с каким поставщиком выгоднее иметь дело, - все это он может понять, исходя из тех данных, которые получит благодаря системе автоматизации. В дальнейшем, если ресторатор считает целесообразным принять определенные меры по изменению ситуации в своем заведении, он будет действовать более объективно.

Как система может влиять на развитие бизнеса

- Правильно построенный анализ хозяйственной деятельности предприятия фактически является основой развития бизнеса, ведь все прекрасно понимают, что без серьезного анализа текущей и прошедшей деятельности невозможно движение вперед, - считает Владимир Двухименный. - Примером построения серьезной многоуровневой системы учета и отчетности (анализа хозяйственной деятельности) является сеть ресторанов «Пицца Норд». Аналитика строится от нижнего уровня, менеджера ресторана, до дирекции, управляющей десятками ресторанов. Также специальные аналитические отчеты передаются учредителям за рубежом. Вся система построена на базе КИС «Intellect Style». Подобная система является неотъемлемым элементом управления крупным бизнесом. Но необходимо отметить, что даже небольшой ресторанчик не обходится без анализа собственной деятельности. Конечно, это не столь масштабные отчеты, как в приведенном выше примере, но, тем не менее, они также весьма актуальны и востребованы.

- Поскольку наша система автоматизации является полнофункциональным продуктом, большинство владельцев предприятий общепита изначально рассчитывают на ее способность формировать различного рода отчеты, - говорит Елена Кацман. - В результате, располагая необходимой информацией и руководствуясь выбранной политикой по работе с персоналом, поставщиками, клиентами, ресторатор имеет возможность постоянно улучшать качество услуг, предоставляемых заведением, налаживать соответствующие взаимоотношения с контрагентами, клиентами и собственными сотрудниками, добиваться точности при ведении учета товара и таким образом повышать прибыльность своего предприятия.

Подготовила Светлана Куликова,
kulikova@torg.spb.ru
Фото Яны Романовой


Содержание номера журнала "Современный бизнес. Ресторан" (ноябрь 2007 г.)       Назад

Delinform.ru. Главная страница              

© Издательство "Наша деловая пресса"

Rambler's Top100 Перепечатка и использование материалов журнала "Современный бизнес. Ресторан" разрешены только с указанием автора статьи, с активной ссылкой на сайт Delinform.ru и с предварительного согласия редакции.